Unterweisungsnachweis Vorlage: Word und PDF

Vor der Unterweisung: Anlass und Inhalte festlegen

Wähle die Inhalte aus der konkreten Tätigkeit, Gefährdungsbeurteilung und den einschlägigen Betriebsanweisungen. „Allgemeine Sicherheit“ ist als Themenangabe meist zu ungenau, um später den tatsächlichen Inhalt zu erkennen. Benenne zum Beispiel den betroffenen Arbeitsbereich, die behandelten Gefährdungen und die besprochenen Verhaltensregeln.

Kläre vorab Sprache, Vorkenntnisse und erreichbare Rückfragemöglichkeiten. Wenn Unterlagen übersetzt oder mündlich erläutert werden, halte dies passend zum Nachweis fest. Die Vorlage bietet Dokumentationsfelder; sie liefert keinen fertigen, für jedes Arbeitsmittel geeigneten Unterricht.

Diese Angaben gehören in einen nachvollziehbaren Nachweis

Trage den tatsächlichen Termin, den Ort und die unterweisende Person ein. Verweise auf verwendete Unterlagen mit Bezeichnung und Versionsstand. So lässt sich später erkennen, ob eine ältere Betriebsanweisung oder eine bereits geänderte Arbeitsweise Grundlage war.

• Projekt oder Betrieb, Arbeitsbereich und Anlass der Unterweisung.
• Datum, gegebenenfalls Uhrzeit, unterweisende Person und behandelte Inhalte.
• Namen der tatsächlich unterwiesenen Personen und erforderliche Zuordnung zum Unternehmen.
• Verwendete Unterlagen, Sprache und dokumentierte Rückfragen oder praktische Übungen.
• Vorgesehene Bestätigung, offene Nachschulungen und zuständige Kontaktperson.

Durchführung und Bestätigung sauber trennen

Erkläre Inhalte verständlich, ermögliche Fragen und lasse wichtige Handlungen bei Bedarf erläutern oder praktisch zeigen. Dokumentiere nur die Teilnahme, die wirklich stattgefunden hat. Fehlende Personen erhalten einen eigenen Termin; sie werden nicht nachträglich so eingetragen, als wären sie dabei gewesen.

Unterschriftsfelder können die Bestätigung dokumentieren. Ob und welche Unterschrift erforderlich ist, richtet sich nach den anwendbaren Vorgaben. § 12 BetrSichV verlangt ausdrücklich die schriftliche Erfassung von Datum und Namen; daraus folgt allein keine allgemeine Unterschriftspflicht für jedes Unterweisungsthema. Besondere Vorschriften können weitergehende Anforderungen enthalten.

Fiktives Beispiel: geänderter Baustellenzugang

Vollständig erfundenes Dokumentationsbeispiel: Im Projekt „Musterhof“ werden am 13.10.2026 drei Beschäftigte vor Arbeitsaufnahme über den geänderten Fußweg, die Trennung vom Lieferverkehr und den neuen Sammelplatz informiert. Im Nachweis werden der Lageplan mit Stand 12.10.2026, die erläuterten Wege sowie eine offene Rückfrage zur Spätschicht festgehalten. Die Klärung dieser Frage erhält einen Verantwortlichen.

Das Beispiel veranschaulicht den Nachweis, nicht die Vollständigkeit der erforderlichen Unterweisung. Arbeitsmittelbezogene Inhalte und die Besonderheiten des tatsächlichen Arbeitsplatzes müssen gesondert berücksichtigt werden.

Wiederholung und Ablage

§ 12 ArbSchG verlangt anlassbezogene und erforderlichenfalls regelmäßige Unterweisung. Für Arbeitsmittel schreibt § 12 BetrSichV Unterweisung vor der Verwendung und danach mindestens jährlich vor. Ein allgemeiner Jahresrhythmus ersetzt deshalb keine Unterweisung bei relevanten Änderungen. Leite konkrete Termine aus Tätigkeit und anwendbaren Regeln ab.

Prüfe Namen, Themenstand und tatsächliche Teilnahme vor der Ablage. Beschränke den Zugriff auf die dafür vorgesehenen Personen. Die Vorlage legt keine pauschale Aufbewahrungsfrist fest; bestimme diese anhand des Nachweiszwecks und der geltenden Anforderungen.